GmbH-Geschäftsführer und Steuern: Was das Finanzamt prüft – und wie die Vergütung Bestand hat

Die Grundregel: vorher, schriftlich, klar, durchgeführt

Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer – ab 50 % der Stimmrechte oder mit gleichgerichteten Interessen anderer Gesellschafter – gilt ein formelles Rückwirkungsverbot: Jede Vereinbarung zwischen GmbH und Geschäftsführer muss vor dem Zeitraum getroffen sein, für den sie gilt. Sie muss zivilrechtlich wirksam sein – bei Verträgen des Geschäftsführers mit sich selbst braucht es die Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot (§ 181 BGB) im Gesellschaftsvertrag und im Handelsregister. Sie muss klar und eindeutig sein – eine Tantieme „nach Ermessen“ ist keine Vereinbarung. Und sie muss tatsächlich durchgeführt werden – ein Gehalt, das monatelang nicht ausgezahlt und auf ein Verrechnungskonto gebucht wird, spricht gegen die Ernsthaftigkeit. Fehlt eines dieser Merkmale, ist die Zuwendung eine vGA, unabhängig von ihrer Höhe.

Angemessenheit der Vergütung

Ist die Vereinbarung formal in Ordnung, prüft das Finanzamt die Höhe. Maßstab ist, was ein fremder Geschäftsführer in vergleichbarer Position bekäme. Anhaltspunkte liefern Gehaltsstrukturuntersuchungen nach Branche, Umsatz und Mitarbeiterzahl, die Ertragslage der GmbH und das Verhältnis der Gesamtausstattung zum Gewinn – als Faustregel sollte der GmbH nach Abzug der Geschäftsführervergütung noch ein angemessener Gewinn bleiben. Es gibt eine Bandbreite, keinen Punktwert; erst was die Bandbreite deutlich überschreitet, ist vGA. Wer mehrere Geschäftsführer hat oder als Geschäftsführer nur in Teilzeit tätig ist, muss die Vergütung entsprechend anpassen.

Zur Gesamtausstattung zählen alle Bestandteile: Festgehalt, Tantieme, Pensionszusage, Dienstwagen, Zuschüsse, Sonderzahlungen. Das Finanzamt prüft die Summe.

Tantieme: die Regeln

• Gewinntantieme statt Umsatztantieme. Eine Beteiligung am Umsatz ist nur in engen Ausnahmefällen anerkannt – etwa in der Aufbauphase, zeitlich begrenzt. Der Regelfall ist die Gewinntantieme.

• Verhältnis zum Festgehalt. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs soll die Tantieme im Regelfall nicht mehr als 25 % der Gesamtvergütung ausmachen, das Festgehalt mindestens 75 %. Abweichungen sind möglich, müssen aber begründet werden – etwa bei stark schwankenden Gewinnen.

• Höchstens 50 % des Gewinns. Tantiemen, die zusammen mehr als die Hälfte des Jahresüberschusses vor Tantieme und Steuern abschöpfen, sind regelmäßig vGA.

• Bemessungsgrundlage festlegen. Jahresüberschuss vor oder nach Steuern, mit oder ohne Verlustvorträge, mit oder ohne außerordentliche Erträge – das muss im Vertrag stehen, sonst fehlt die Klarheit.

• Fälligkeit und Zahlung. Die Tantieme ist mit Feststellung des Jahresabschlusses fällig und dann auch auszuzahlen. Wird sie jahrelang stehen gelassen, gilt sie beim beherrschenden Geschäftsführer trotzdem als zugeflossen und ist zu versteuern.

Pensionszusage heute

Die Pensionszusage war jahrzehntelang das Standardinstrument der Altersvorsorge für Gesellschafter-Geschäftsführer. Heute wird sie zurückhaltender eingesetzt – nicht weil sie steuerlich schlechter geworden wäre, sondern weil sie beim Verkauf der GmbH zum Problem wird und weil das Niedrigzinsumfeld die Rückstellungsbewertung verzerrt hat. Die Anforderungen sind unverändert streng:

• Probezeit. Bei neu gegründeten GmbHs ist eine Wartezeit von rund fünf Jahren einzuhalten, bevor eine Zusage anerkannt wird; bei neu eingestellten Geschäftsführern eine Probezeit von zwei bis drei Jahren.

• Erdienbarkeit. Der beherrschende Geschäftsführer muss zwischen Zusage und Pensionsalter noch mindestens zehn Jahre aktiv sein; bei einer Zusage mit 58 und Pensionsalter 67 fehlt ein Jahr – die Zusage ist vGA.

• Angemessenheit. Pension und andere Versorgungsanwartschaften zusammen höchstens 75 % der letzten Aktivbezüge; darüber liegt Überversorgung.

• Finanzierbarkeit. Die GmbH muss die Zusage im Zusagezeitpunkt wirtschaftlich tragen können, ohne bei Eintritt des Versorgungsfalls überschuldet zu sein – in der Praxis über eine Rückdeckungsversicherung.

• Unverfallbarkeit und Abfindung. Regelungen für den Fall des Ausscheidens vor dem Pensionsalter und für eine mögliche Abfindung gehören in die Zusage; eine nachträgliche Abfindung ohne Grundlage ist vGA.

Alternativen mit weniger Bindung sind die Unterstützungskasse, die Direktversicherung und – ganz ohne Bindung an die GmbH – der Aufbau von Vermögen in einer Holding, aus der im Ruhestand ausgeschüttet wird.

Der Dienstwagen

Stellt die GmbH dem Geschäftsführer einen Wagen, der auch privat genutzt werden darf, ist die private Nutzung Arbeitslohn – zu versteuern nach der 1 %-Regel (monatlich 1 % des Bruttolistenpreises plus 0,03 % je Entfernungskilometer für Fahrten zur Arbeit) oder nach Fahrtenbuch. Für Elektrofahrzeuge gelten reduzierte Sätze (0,25 % bei Bruttolistenpreis bis 100.000 €). Die Voraussetzung, die häufig fehlt: Die private Nutzung muss im Anstellungsvertrag ausdrücklich erlaubt sein. Fehlt die Erlaubnis und nutzt der Geschäftsführer den Wagen trotzdem privat, ist das keine Lohnversteuerung, sondern eine vGA – mit der Folge, dass die GmbH den Betriebsausgabenabzug für den Wagen anteilig verliert. Ein Satz im Vertrag löst das Problem.

Die vGA-Checkliste

Diese Punkte prüfen wir vor jeder Betriebsprüfung – und besser: bei jedem Jahresabschluss.

1. Anstellungsvertrag schriftlich, vor Tätigkeitsbeginn, mit Gehalt, Tantieme, Nebenleistungen, Urlaub, Kündigung

2. Befreiung von § 181 BGB im Gesellschaftsvertrag und Handelsregister eingetragen

3. Gehaltserhöhungen und Sonderzahlungen durch Gesellschafterbeschluss vor dem Zeitraum beschlossen und dokumentiert

4. Tantiemevereinbarung mit klarer Bemessungsgrundlage, Obergrenze und Fälligkeit

5. Gesamtvergütung anhand einer Gehaltsstudie oder eines Fremdvergleichs dokumentiert

6. Private Pkw-Nutzung im Vertrag erlaubt und versteuert

7. Darlehen zwischen GmbH und Gesellschafter schriftlich, marktüblich verzinst, mit Tilgungsplan und Sicherheiten – tatsächlich bedient

8. Verrechnungskonto des Gesellschafters regelmäßig ausgeglichen; kein dauerhaft wachsender Saldo zulasten der GmbH

9. Miet- und Pachtverträge zwischen Gesellschafter und GmbH (Büro, Grundstück) zu marktüblichen Konditionen

10. Nutzung von Firmenvermögen (Telefon, Laptop, Wohnung) geregelt oder ausgeschlossen

11. Pensionszusage mit Probezeit, Erdienbarkeit, 75 %-Grenze und Rückdeckung geprüft

12. Verträge mit Angehörigen des Gesellschafters (Ehegatte, Kinder als Mitarbeiter) zu fremdüblichen Bedingungen und tatsächlich durchgeführt

Was passiert, wenn das Finanzamt eine vGA feststellt

Die GmbH verliert den Betriebsausgabenabzug: Körperschaft- und Gewerbesteuer auf den vGA-Betrag, rund 32 %. Der Gesellschafter versteuert den Betrag als Kapitalertrag mit 26,375 % – wenn er ihn bereits als Gehalt versteuert hat, wird die Lohnsteuer korrigiert. Im Ergebnis ist die vGA bei bereits versteuertem Gehalt oft weniger dramatisch als ihr Ruf, weil die Abgeltungsteuer unter dem Spitzensteuersatz liegt; die Mehrbelastung entsteht auf Ebene der GmbH. Bei nicht erklärten Vorteilen – dem privat genutzten Wagen ohne Versteuerung, dem zinslosen Darlehen – kommen Zinsen und im schlimmsten Fall ein Steuerstrafverfahren dazu.

Geschäftsführervergütung mit tes tax

Steuerberater Florian Enders und das Team von tes tax prüfen Ihre Vergütungsstruktur auf Angemessenheit und formale Anforderungen, dokumentieren den Fremdvergleich und richten Tantieme, Pkw-Nutzung und Pensionszusage so ein, dass sie einer Betriebsprüfung standhalten. Die vGA-Checkliste gehen wir mit Ihnen beim Jahresabschluss durch. Anstellungsvertrag, Gesellschafterbeschlüsse und Pensionszusage formulieren die Rechtsanwälte von tes legal.

Hinweis: Diese Seite informiert allgemein über die Rechtslage. Eine verbindliche Einschätzung Ihres Falls ist erst nach Beauftragung und Prüfung Ihrer konkreten Unterlagen möglich. Kosten nennen wir Ihnen vorab in der Erstberatung.